Text copied to clipboard!
Názov
Text copied to clipboard!Koordinátor riadenia dokumentov
Opis
Text copied to clipboard!
Hľadáme Koordinátora riadenia dokumentov, ktorý bude zodpovedný za efektívne riadenie, organizáciu a kontrolu všetkých dokumentov v rámci spoločnosti. Táto pozícia zohráva kľúčovú úlohu pri zabezpečení, že všetky dokumenty sú správne evidované, aktualizované a dostupné oprávneným osobám. Koordinátor riadenia dokumentov bude úzko spolupracovať s rôznymi oddeleniami, aby zabezpečil dodržiavanie interných politík a externých regulačných požiadaviek týkajúcich sa správy dokumentácie.
Medzi hlavné úlohy patrí vytváranie a udržiavanie systému správy dokumentov, zabezpečenie správneho označovania, archivácie a vyraďovania dokumentov, ako aj školenie zamestnancov v oblasti správneho používania dokumentačných nástrojov a procesov. Kandidát by mal mať skúsenosti s elektronickými systémami správy dokumentov (DMS), znalosť noriem ISO týkajúcich sa dokumentácie a schopnosť pracovať samostatne aj v tíme.
Ideálny kandidát je detailne orientovaný, má výborné organizačné schopnosti a je schopný efektívne komunikovať s rôznymi úrovňami zamestnancov. Táto pozícia je vhodná pre niekoho, kto má záujem o systematickú prácu, rád pracuje s dokumentáciou a má skúsenosti s administratívnymi procesmi v rámci väčšej organizácie.
Zodpovednosti
Text copied to clipboard!- Správa a údržba systému riadenia dokumentov
- Zabezpečenie správneho označovania a archivácie dokumentov
- Kontrola dodržiavania interných a externých štandardov dokumentácie
- Spolupráca s ostatnými oddeleniami pri správe dokumentov
- Školenie zamestnancov v oblasti správy dokumentov
- Príprava správ a analýz týkajúcich sa dokumentácie
- Zavádzanie a aktualizácia procesov riadenia dokumentov
- Zabezpečenie ochrany a dôvernosti citlivých dokumentov
- Podpora pri auditoch týkajúcich sa dokumentácie
- Správa elektronických a fyzických archívov
Požiadavky
Text copied to clipboard!- Stredoškolské alebo vysokoškolské vzdelanie
- Skúsenosti so správou dokumentov alebo administratívou
- Znalosť systémov elektronickej správy dokumentov (napr. SharePoint, M-Files)
- Znalosť noriem ISO 9001 alebo podobných
- Výborné organizačné a komunikačné schopnosti
- Schopnosť pracovať samostatne aj v tíme
- Zmysel pre detail a presnosť
- Znalosť práce s MS Office (Word, Excel, Outlook)
- Základná znalosť legislatívy týkajúcej sa uchovávania dokumentov
- Zodpovedný prístup k práci
Potenciálne otázky na pohovor
Text copied to clipboard!- Aké skúsenosti máte so správou dokumentov?
- Pracovali ste už s elektronickým systémom správy dokumentov?
- Ako zabezpečujete správne označovanie a archiváciu dokumentov?
- Aké normy alebo štandardy dokumentácie poznáte?
- Ako by ste školili kolegov v oblasti správy dokumentov?
- Ako by ste riešili situáciu, keď chýba dôležitý dokument?
- Aké nástroje používate na organizáciu práce?
- Ako zabezpečujete dôvernosť citlivých dokumentov?
- Aké máte skúsenosti s auditmi dokumentácie?
- Ako zvládate prácu pod tlakom termínov?
